Die Redensart “Aller Anfang ist schwer”, gilt auch für den Start eines UC Implementierungsprojektes. Häufig ist noch unklar, was genau an Funktionalität benötigt wird, was sind die Kosten und wie lange dauert eine Implementierung schlussendlich dann. Man dreht sich im Kreis, solange man die Anforderungen nicht kennt sind auch die Dauer und Kosten unbekannt. Liegen diese Faktoren im Dunkeln kann ein Projekt häufig nicht gestartet werden. Daher sollte man diese Projekte aus meiner Erfahrung in zwei Projekte oder zumindest in zwei zeitlich getrennte Phasen eines Projektes aufteilen:
- Planung (Vorprojekt)
- Umsetzung (Implementierungsprojekt)
Das erste Projekt (die erste Phase) beinhaltet neben der Ist- und Anforderungserhebung, den Entwurf einer Zielarchitektur und die Planung der Transition. Häufig sind die genauen Möglichkeiten neuer Kommunikationsplattformen bei den späteren Nutzern unbekannt und müssen daher erst erläutert und möglichst auch im Rahmen eines Proof-of-Concepts (PoC) demonstriert werden. Um die Möglichkeiten auf Basis der bereits genutzten Infrastrukturen und Lösungen abschätzen zu können, sollte eine Ist-Analyse Teil der ersten Phase sein. Nur auf Basis der Ergebnisse dieser beiden Komponenten, Anforderungserhebung und Ist-Analyse, kann für die spätere Umsetzung der Aufwand und die damit verbundenen Kosten abgeschätzt und geplant werden.
Das Vorprojekt erstellt also eine Planung entsprechend dem 2. Weg von Stephen R. Coveys Buch ‘Die 7 Wege zur Effektivität’; “Am Anfang schon das Ende im Sinn haben”. Die Qualität der Ergebnisse aus diesem Vorprojekt beeinflussen direkt das Maß der Planungssicherheit für das eigentliche Umsetzungsprojekt.
Zwischen den beiden Projekten (Phasen) steht die Freigabe der Planung für die Umsetzung (Implementierungsphase) durch ein autorisiertes Steuerungsgremium als Meilenstein. Es können unterschiedliche Optionen mit Empfehlungen, basierend auf anerkannten und transparenten Bewertungskriterien, dem Gremium zur Entscheidung vorgelegt werden. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass das Gremium die Entscheidung auch im Laufe der Umsetzung vertritt und sich alle Stakeholdergruppen repräsentiert fühlen. Da die Einführung neuer Kommunikationstechnologien ein Veränderungsprojekt darstellt, muss auch ein entsprechender Rückhalt beim Management und bei den Betroffenen selbst sichergestellt werden. Die Entscheidungen über die Optionen haben direkte Auswirkungen auf die drei Dimensionen des magischen Dreiecks der zweiten Phase; die Kosten, die Zeit und die Leistung (Inhalt, Qualität).
Das sich anschließende Umsetzungsprojekt basiert auf den Planungen und Entscheidungen des Vorprojektes. Dies kann gegebenenfalls schrittweise über definierte Implementierungsstadien erfolgen. In der Regel ändert sich dann der Schwerpunkt des Projektes von der Planung hin zur Umsetzung. Dies ist häufig auch mit der Änderung der Projektorganisation verbunden. Es sollte aber darauf geachtet werden, dass Wissensträger aus dem Vorprojekt weiter für die Umsetzung zur Verfügung stehen.
Der zweite Teil kann in eine Umsetzung mit anschließender Optimierung aufgeteilt werden. Dies ist unter Umständen sinnvoll, wenn die Umsetzung an einen festen Termin gebunden ist (z.B. wegen eines Umzuges, etc.). Dadurch kann die Implementierung zeitlich entzerrt werden. Die Abnahme der Umsetzung, gegebenenfalls auch der Zwischenschritte, stellt einen klassischen Projektmeilenstein dar. Wer diese Abnahme durchführt, wird schon im Vorprojekt definiert. Die Optimierungsphase kann selbst aus mehreren rekursiven aufeinanderfolgende Optimierungsphasen bestehen, so können sukzessiv neue Funktionalitäten implementiert werden und die Benutzerrückmeldungen in die Priorisierung des weiteren Verlaufs mit einfließen.
