Der Projekterfolg von Unified Communications (UC) Projekten ist maßgeblich von der Projektorganisation und damit von der Projektleitung abhängig. Häufig wird bei dieser Art von Projekten der technische Experte mit der Projektleitung beauftragt. Allerdings läuft man dann Gefahr eher einen Projekt Administrator, als einen Projektleiter zu beschäftigen. Durch eine solche Konstellation wird der Projekterfolg gefährdet. Ein erfolgreicher Projektleiter ist eine Persönlichkeit die mit Herausforderungen konfrontiert, in der Lage ist Fakten zu sammeln, Abhängigkeiten zu erkennen und Entscheidungen zu treffen. Das kann auch ein technischer Experte sein, allerdings spricht meine Erfahrung dagegen. Wenn der Projektleiter bei der Durchführung von UC Implementierungsprojekten (gilt vermutlich für alle technischen Realisierungsprojekten) folgende Verhaltensweisen an den Tag legt, ist die Wahrscheinlichkeit einen guten Projektleiter erwischt zu haben, sehr groß.
1. Fokussierung auf das WAS
Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen dem WAS man zu erreichen versucht und dem WIE man es erreichen will. Techniker verwenden die meiste Zeit auf die Abstimmung des WIE. Diese Debatte vernebelt häufig die Sicht auf die viel wichtigere Frage und dem Verständnis nach dem damit verbundenen Projektziel, dem WAS. Erfolgreiche Projektleiter stellen sicher, dass das WAS verstanden und dokumentiert ist, bevor das Projekt zu weit fortgeschritten ist.
Klare, verständliche und messbare Ziele sind unabdingbar und dienen oft als Kompass für die Bewertung unterschiedlicher Realisierungsansätze. Der richtige Ansatz, das korrekte WIE, wird die Option, die das anfänglich definierte WAS am besten umsetzt.
2. Verständnis für die Schlüsselelemente des Projekt Managements (PM): Aufwand und Dauer, Arbeitspaketbeschreibung
Aus meiner Erfahrung müssen Projektleiter keine PM Zertifizierung haben. Tatsächlich kann es vorkommen, dass hardcore Projektleiter in Tasklisten gefangen sind, während sie das große Ganze aus dem Auge verlieren. Aber Projektleiter müssen mit ein paar Schlüsselelementen vertraut sein.
Ein guter Projektleiter muss den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer verstehen und diesen seinem Team für eine zuverlässige Zeitplanung erläutern können. Nämlich:
Dauer = Aufwand / Ressourcen
Wenn das Projektteam den geschätzten Aufwand meldet (“Es wird vermutlich 20 Personentage dauern.”), statt die geschätzte Dauer (“Das wird nächsten Dienstag fertig sein.”), werden die Planungen realistischer und die Ziele pünktlich erreicht. Der Projektleiter muss also immer fragen, wie lange dauert es und nicht, wann ist es fertig.
Obwohl eine genaue Zeitschätzung wichtig ist, ist ein Projektleiter der ein gemeinsames Verständnis zu den zugewiesenen Aufgaben schafft, vermutlich noch wichtiger. Wie stelle ich fest, ob eine Aufgabe erledigt ist, wie genau sieht das Ergebnis aus? Das ist die Schlüsselfrage, die alle Teammitglieder in der Lage sein müssen, mit einem gemeinsamen Verständnis zu beantworten.
3. Regelmäßiger Status und Kommunikation
Viele Projektmitarbeiter sind in mehreren Projekten gleichzeitig eingebunden. Projektleiter müssen daher das Team immer wieder neu orientieren und jedes Projektmitglied an die übergeordneten Ziele erinnern. Das ist viel einfacher, wenn anfänglich klare, konsistente und messbare Ziele dokumentiert wurden.
Es ist eine gute Idee die wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Statusmeetings mit einer kurzen Wiederholung der Projektziele zu beginnen. Die Teammitglieder an die Ziele zu erinnern, kann helfen die unnötige Ausweitung des Projektinhalts zu verhindern. Projektmitglieder haben häufig “gute Ideen” für zusätzliche Arbeiten. Trotzdem sollten die Arbeiten, die nicht der Erreichung der definierten Projektzielen dienen, in andere Projekte ausgelagert werden oder auf nachgelagerte Projektphasen verschoben werden.
4. Abhalten von effektiven Besprechungen
Wenn man sich schon die Zeit für Meetings nimmt, sollte die Zeit auch effizient genutzt werden. Sobald die Besprechungszeit 30 Minuten überschreitet, sollte eine Agenda im Vorfeld erstellt und an die Teilnehmer verteilt werden. Das kann auch einfach eine E-Mail sein. Im Anschluss an die Besprechung wird eine Zusammenfassung der Entscheidungen und der resultierenden Arbeitspakete verteilt. Wichtig in diesem Zusammenhang, ist dass Arbeitspakete nur an Teilnehmer der Besprechung delegiert werden können, andernfalls können sich Unklarheiten ergeben, die den Projektfortschritt eher behindern als fördern. Das Besprechungsprotokoll kann auch wieder die Form einer E-Mail haben.
Ohne die Einhaltung dieser strukturierten Vorgehensweise, habe ich Projekte gesehen, die immer wieder über die gleichen Themen diskutiert haben ohne einen Schritt nach vorne zu machen. Man kam sich vor, wie in einem billigen Abklatsch des Films “Und täglich grüßt das Murmeltier”.
5. Testpläne
Zusätzlich zu der oben beschriebenen Erstellung von klaren Aufgabenbeschreibungen, müssen auch Testpläne für die Validierung der Ergebnisse von Arbeitspaketen definiert werden. Denn es muss überprüft werden können, ob z.B. die IM Server Installation erfolgreich war. Dies kann man erst mit Sicherheit sagen, wenn alle im Testplan definierten Prüfungen erfolgreich durchgeführt wurden. Also alle Tests bestanden wurden.
Natürlich muss der Projektleiter genug Voraussicht bewiesen und die Testpläne vorab erstellt haben um den Abschluss von Arbeitspaketen und Meilensteile überprüfen zu können.
6. Einführung einer Projektphase n+1
Die generelle Einführung einer “nächsten Phase” ist sehr hilfreich, um gute Ideen oder Arbeitspakete die nicht in den aktuellen Projektumfang passen zu sammeln. Es ist viel einfacher zu sagen, diese Funktion wird in der Zukunft implementiert, als sie wird niemals realisiert. Ohne eine “nächste Phase”, muss immer darum gekämpft werden die Funktionalitäten noch im laufenden Projekt unterzubringen. Und das ist häufig mit einem erhöhten technischen Risiko behaftet und belastet die Ressourcen und Zeitpläne.
Zusammenfassung
Wenn in einem UC Implementierungsprojekt die oben beschrieben Richtlinien eingehalten werden, ist ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg getan. Die Berücksichtigung der PM Grundsätze ist umso wichtiger, da die technische Komplexität von UC Implementierungen kontinuierlich steigt. Für die technischen Experten hingegen bleiben genügend Technologieprobleme zu es lösen gilt, so dass keine Gefahr besteht beschäftigungslos zu werden.
Der Text ist inhaltlich an Kevin Kiellers Artikel “Creating UC Project Leaders” auf Unified Communications Strategies (http://www.ucstrategies.com) angelehnt.
