Welche Fähigkeiten benötigen Führungskräfte in Zukunft und wie müssen Organisationen in einer globalisierten Welt für ein besseres Miteinander neu gedacht und gestaltet werden?
Der Film porträtiert drei Führungskräfte (unter anderem ein Projektmanager der Automobilindustrie) auf der Suche nach einem erfüllteren Leben mittels Meditation und Bewusstseinsarbeit. Er geht der Frage nach, ob eine humanere Wirtschaft möglich ist.
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Der Begriff Achtsamkeit ist meiner Meinung nach vielschichtig. Ich glaube Achtsamkeit ist aber primär eine Haltung und keine Technik, auch wenn man zur Etablierung von Achtsamkeit in seinem Leben, Methoden und Techniken nutzt. Wenn ich mir die Diskussionen, die Angebote für Führungskräfte und die Fachartikel zu dem Thema im überwiegend professionellen Umfeld anschaue, fühle ich mich an Stephen R. Covey erinnert. Er schrieb schon in Die 7 Wege zur Effektivität (The 7 habits of highly effective people) im Jahr 1989, dass er im Rahmen seiner Nachforschungen zu den Faktoren von Erfolg in der Literatur eine Entwicklung des Begriffs und des empfohlenen Vorgehens zur Erreichung von Glück über die Zeit bemerkt hat. Die Fachliteratur bezog sich in den frühen Jahren auf eine “Charakter Ethic” (Charakterethik) als grundlegende Voraussetzung für Erfolg. Prinzipien wie Integrität, Demut, Einfachheit, Fairness, Bescheidenheit , Liebe, Mut, Gerechtigkeit und die Goldene Regel („Behandle andere so, wie du von ihnen behandelt werden willst“) wurden als Garant für ein zufriedenes, erfolgreiches und glückliches Leben angesehen. Der Erfolg sei nur durch die Integration dieser Prinzipien in den unseren innersten Kern möglich. Doch kurz nach dem Ersten Weltkrieg verlagerte sich der Schwerpunkt von der Charakter Ethik zu einer “Persönlichkeitsethik” (Personality Ethic). In der neueren Zeit wurde die Persönlichkeit eines Individuums als die treibende Kraft hinter dem Erfolg beschrieben und der Schwerpunkt lag eher auf der Veränderung der Wahrnehmungen von uns durch andere. Die Persönlichkeitsethik bezog sich auf das sozialen Images, bot Techniken und Patentlösungen, soziale Pflaster und Aspirin für akute Probleme. Nach Coveys Einschätzung können diese Methoden der Persönlichkeitsethik aber nur vorübergehend helfen, aber die grundlegenden, chronischen Wunden würden weiter schmerzen und immer wieder aufbrechen.
Ganz in der Tradition der Persönlichkeitsethik habe ich das Gefühl, dass im Zusammenhang von Achtsamkeit häufig nur von Techniken gesprochen und diese gelehrt werden. Es geht darum sich selbst und seine Mitarbeiter besser zu organisieren, Teams erfolgreicher zu machen und daraus resultiert dann die Zufriedenheit und die Ruhe. Im Vordergrund steht das Außen. Ich glaube aber das ist nicht der Kern des Themas, meiner Meinung nach geht es um die im Sinne der Charakterethik Etablierung des Prinzips der Achtsamkeit in unserem innersten Charakter. Ohne die notwendige Einstellungen und Haltung wird alles Meditieren, all die Anwendung von Gesprächsleitfäden und all der anderen Methoden nicht zur Achtsamkeit und damit nicht zum Glück, Zufriedenheit, Effizienz und innerer Ruhe führen. Es sind dann nur weitere Manipulationsmethoden die dem Selbstbetrug und dem Vortäuschen falscher Tatsachen gegenüber anderen dient. Ganz nach dem Motto, “schaut her wie achtsam ich bin, ich bin ein Guter” und für sich selbst glaubt man jetzt steht meinem Erfolg nichts mehr im Wege. Das ist nur eine weitere Methode mit pseudospirituellen Gehabe und vorgetäuschtem Verständnis für seine Mitmenschen um sein eigenes Ego zu füttern, andere zu manipulieren und nach einiger Zeit die Methode als falsch, lächerlich und unbrauchbar abzutun und um dann auf den nächsten “hippen” Trend der Glück und Zufriedenheit stiftenden Literatur aufzuspringen. Ein aufgesetztes Lächeln kann man antrainieren, echte Freundlichkeit entsteht nur, wenn ich in Kontakt bin mit mir und meinen Talenten bin. So wie es Covey sagt, “von innen nach außen“.
Jetzt habe ich dargelegt, was ich glaube, was Achtsamkeit nicht ist. Aber was denke ich, was Achtsamkeit ist? Ich würde dazu gerne mit einer Auswahl von Definitionen und Beschreibungen von Achtsamkeit von relevanten Personen beginnen:
“Achtsamkeit beinhaltet, auf eine bestimmte Weise aufmerksam zu sein: bewusst, im gegenwärtigen Augenblick und ohne zu urteilen.” Prof. Dr. Jon Kabat-Zinn, Meditationslehrer und Stressforscher
“Achtsamkeit heißt jeden Augenblick des täglichen Lebens tief zu berühren. Achtsam sein, bedeutet wahrhaft präsent zu sein, mit Körper und Geist, so dass wir unsere Absichten und Handlungen in Harmonie bringen und auch in Harmonie sind mit anderen Menschen.” Thich Nhat Hanh, vietnamesischer buddhistischer Mönch, Schriftsteller und Lyriker
“Wenn wir uns daher, sooft von Achtsamkeit die Rede ist, nicht auch in unserem Herzen angesprochen fühlen, werden wir mit großer Wahrscheinlichkeit das Wesentliche verfehlen.” Prof. Dr. Jon Kabat-Zinn
Aus den dargestellten Beschreibungen von Achtsamkeit geht also hervor, dass sie mit folgenden Eigenschaften charakterisiert werden kann
Das ist für mich der Kern der Achtsamkeit. In nachfolgenden Posts will ich nun darlegen wie ich glaube, wie man Achtsamkeit im Projektmanagement etablieren kann. Aus den Punkten ist aber auch ersichtlich, dass es unmöglich ist, Achtsamkeit nur in seinem Projekt zu umzusetzen ohne den Rest des Lebens zu beeinflussen.
Der letzte Artikel in dem Blog könnte zu der Ansicht verleiten, dass man nur achtsam sein muss, etwas innehalten und meditieren und schon stellt sich der Projekterfolg ein.
So ist es natürlich auch nicht. Der Projekterfolg basiert weiter auf der Anwendung der handwerklichen Fähigkeiten des Projektmanagements. Das bedeutet für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes ist die PM Kompetenz des Projektleiters und Projektteams gefragt.
Gemäß der Competence Baseline 3.0 der IPMA wird Kompetenz folgendermaßen definiert: “Competence has its origins in the latin word “competentia” which means “is authorized to judge” as well as “has the right to speak” […] A competence is a collection of knowledge, personal attitudes, skills and relevant experience needed to be successful in certain function.” (IPMA 2006: 9).
Das heißt Kompetenz basiert auf zwei Säulen:
Ebenfalls in der IPMA Competence Baseline Version 3.0 wird die Handlungskompetenz im Projektmanagement über drei Arten definiert:
Alle drei Kompetenzarten sind gleichberechtigt und das Missachten einer Säule in einem Projekt lässt es scheitern. Ich verorte achtsames Verhalten und Methoden in der PM-Verhaltenskompetenz. Und damit wird klar, dass Achtsamkeit alleine nicht den Projekterfolg sichern kann.
Allerdings möchte ich mich für die nächsten Wochen der Bedeutung von Achtsamkeit im Projektmanagement widmen und seinen Nutzen vor dem Hintergrund der Integration in Projekte und seiner konkreten Anwendung darstellen. Mein Ziel ist es achtsamkeitsbasierte Elemente, wie Verhaltensweisen, Instrumente oder Methoden zu erläutern und konkrete Erfahrungen mit ihnen aus dem Projektalltag zu teilen. Ich beschränke mich bei meinen Darstellungen auf das Einzelprojektmanagements, da ich nur hier Erfahrungen mit dem Thema gesammelt habe. Folgende Fragen möchte ich dabei bearbeiten:
Viel Spaß bei der Reise durch die Achtsamkeit im Projektmanagement und bleiben Sie achtsam.
Allen mir bekannten Definitionen von Projekten ist die zeitliche Befristung eines Projektes und die Einmaligkeit gemeinsam. Zumindest aus der zeitlichen Befristung, häufig noch aus weiteren bestimmenden Projektparametern, resultiert regelmäßig die Situation, dass Projektmitarbeiter “auf dem Sprung” sind und sich von Umstände die auf sie einwirken bestimmen lassen. Man fühlt sich dann in Projekten getrieben von den äußeren Bedingungen und verliert das Bewusstsein für seine eigenen Steuerungsmöglichkeiten. Daher nimmt in Projekten die Anzahl der ausgebrannten und nervösen Mitarbeiter analog zum Rest der Arbeitswelt stetig zu.
Stellen Sie sich folgende Situation vor; Sie arbeiten an einer Projektaufgabe, da kommt eine Email rein oder Sie erreicht eine Chat-Nachricht, dann wollen Sie wissen, was da drin steht. Und es ist sehr schwer, diesem Impuls zu widerstehen. Wenn wir diesem Reiz nachgeben und diesem Stimulus folgen, dann verlieren wir unsere langfristigen Ziele, nämlich in diesem Fall die Erledigung der Projektaufgabe, aus dem Auge und wir fangen an unsere Arbeit zu zerstückeln. Eine Möglichkeit ist die verwendeten Kommunikationskanäle (Email Client, Telefon, etc.) so zu konfigurieren, dass man über den Erhalt der Nachricht nicht informiert wird, also Benachrichtigungen deaktivieren. Das kann auch funktionieren, kann aber manchmal nicht möglich sein. Außerdem ist es nur ein Pflaster auf die Auswirkungen eines ganz grundsätzlichen Problems unseres Projektalltags, nämlich der Anforderung mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.
Dieses Multitasking (Parallelverarbeitung) überfordert uns, da unser Gehirn dafür nicht geeignet ist. Im Gehirn gibt es Systeme, die aktiv werden, wenn wir unter Stress sind und getrieben werden und es gibt Systeme, die aktiv werden, wenn wir innehalten können. Wenn wir getrieben werden, dann sind es meistens die sogenannten Belohnungszentren, die auf die nächste schnelle Lustbefriedigung warten. Dem gegenüber steht eine Fähigkeit des Menschen, die uns in die Lage versetzt, erstmal innezuhalten und zu überlegen, was will ich jetzt im Moment wirklich. Anhand dieser neuronalen Architektur wird klar: Unser Projektalltag reizt einseitig die Triebsysteme im Gehirn, zu kurz kommt dabei das Areal, das zuständig ist für Planung, Selbstkontrolle und Selbstbestimmung.
Die genannten Systeme befinden sich in Konkurrenz zueinander und wir müssen uns aktiv für die Nutzung des zweiten Systems entscheiden, sonst übernimmt immer der auf kurzfristige Erfolge programmierte Bereich. Das für das Nachgeben verantwortliche Hirnareal ist wie ein “kleines Kind”, das nur spontan ein Geschehen oder ein Ereignis emotional bewerten kann. Es kann nicht über den Tag hinausdenken, es ist eingebunden in die Reiz-Reaktionsstruktur. Erst wenn dieses System ergänzt wird, wird aus dem “kleinen Kind” ein vernünftiger Mensch, der seine Handlungen etappenweise plant.
Das Hirnsystem, das immer dann aktiv wird, wenn wir eine breite unruhige Aufmerksamkeit haben, ist wahrscheinlich evolutionär entstanden, als wir in der Savanne waren und permanent mit Gefahren rechnen mussten. Es ist eine Unruhe, die uns zwingt, die Umwelt ständig abzuscannen. Das ist der Savannenmodus. Heute sieht der so aus: Was muss ich morgen tun, was darf ich nicht vergessen, hab ich meinen Statusbericht erstellt, den Lenkungsausschuss informiert. In Experimenten hat man in den letzten Jahren herausgefunden, dass wenn Menschen trainiert werden, Multitasking zu machen, also permanent im Savannenmodus zu sein, die Fähigkeit abnimmt, konzentriert bei einer Sache zu bleiben und ein Problem zu lösen. Die Fähigkeit, komplexe Probleme zu lösen, kann nur dann zunehmen, wenn wir die Ruhe und Muße haben, uns mit einer Sache zu beschäftigen. Weniger ist also mehr!
Und das hat nicht nur mit der begrenzten Kapazität des Arbeitsspeichers im Kopf zu tun, sondern auch mit der Architektur der Aufmerksamkeitssysteme. Das Gehirn braucht sehr lange, um sich auf eine neue Aufgabe einzustellen, das kann bis zu 15 Minuten dauern. Wenn wir uns also ständig unterbrechen lassen, müssen wir uns immer wieder neu darauf einstellen, das ist eine sehr ineffektive Form des Arbeitens.
Aber wie können wir in Projekten wieder Freiräume für Kreativität und Selbstzufriedenheit zurückerobern? In diesem Kontext kommt das Prinzip der Achtsamkeit ins Spiel, die dem zerstreuten Ich wieder Konzentrationsfähigkeit, Muße und Intensität ermöglicht.
Das eine ist, dass ich mit meiner Aufmerksamkeit in der Gegenwart bin, ich überlege nicht, was passiert alles noch, was muss ich alles noch tun oder wie war es gestern, ich bin präsent im Hier und Jetzt. Das zweite ist, dass man eine akzeptierende Grundhaltung einnimmt, Dinge und Ereignisse, die einem entgegenkommen oder passieren schaut man offen und neugierig an, mit einer Haltung, als mache man das zum ersten Mal, so. Man unterbricht den automatischen Reiz-Reaktionsmechanismus, und ich begebe mich in eine innere Ruhe und schaue auf die Impulse, die aus mir kommen.
Wer das schafft, der ist nicht mehr fixiert auf die Zukunft, auf das Zu- Erledigende, die Hektik, die Reize, sondern auf innere Konzentration, Ruhe, Aufmerksamkeit und Ausgeglichenheit – Kompetenzen und Haltungen. Und wie sieht Achtsamkeit genau aus, wie lässt sie sich in das Projekt integrieren?
Gerade in hektischen Phasen der Projekte, sind wir stark eingespannt, Bearbeiten von Emails, Teilnahme an Besprechungen, etc.. Ich ertappe mich dann dabei, wenn ich zum Besprechungsraum und zurück hetze. Eine Möglichkeit ist dann, auf meine Schritte zu achten, renne ich, gehe ich langsam, und spüre in meinen Körper rein, das macht mir den Druck bewusst und nimmt ihn manchmal sogar heraus.
Ein weiteres Hilfsmittel ist für mich ein kleiner Zettel an der Tastatur meines Laptops mit einer kurzen Innehalten-Übung. Dieser Zettel erinnert mich beim Arbeiten oder in Besprechungen daran, nicht ungeduldig mit mir und anderen zu werden. Auf dem Zettel steht:
Bewusst innehalten
Körper wahrnehmen
Erden und aufrichten
Spannungen lösen
Atem beobachten
Diese Unterbrechung von 30 Sekunden, diese Phase der Selbstreflexion kann den Stress unterbrechen.
Auch Meditations- und Entspannungsübungen helfen dabei, gestresste Projektmitarbeiter aus dem “Savannenmodus” herauszuholen. Mediation ist eine Konzentrationsübung, Aufmerksamkeit und Achtsamkeit werden dabei geschult. Es geht darum, sich selbst wahrzunehmen, die Kommunikation mit uns selbst und unseren Körper wieder herzustellen, die wir häufig verloren haben in unserem Alltag, durch Fremdsteuerung, durch die Zerstreuung unseres Geistes. Ist der Geist beruhigt, wird die Kraft nicht länger zerstreut sein.
Mit dem Achtsamkeitsmodell sind also zwei zentrale Strategien verbunden:
Distanzierung von den eigenen Impulsen, also Selbstreflexion,
und damit einhergehend kognitive Neubewertung.
Wer sich aus der Hektik des Projektalltags für Minuten herausnimmt, wer sein rationales Steuerungszentrum im Gehirn aktiviert, distanziert sich von seinen Trieben, macht sich frei und kann dann eingefahrene Verhaltensmuster neu bewerten.
Ein junger Mann hatte einen Traum, er kam in einen kleinen Laden. Auf einem Tisch lagen allerlei Körner. Zu seiner Überraschung stand hinter dem Verkaufstresen ein Engel. „Was verkaufen Sie hier?“ fragte er. Der Engel lächelte. „Ich bin ein Engel, ich verkaufe alles, was du möchtest. Du brauchst es nur zu sagen.“ Der junge Mann starrte den Engel an und sagte dann schnell: „Ich möchte eine gute Arbeit, viel Geld, ein schönes Haus, ich möchte, dass jeder mich mag, Klavierspielen können und auch noch… „Halt, warte einmal, nicht so schnell!“ unterbrach ihn der Engel und zeigte auf den Tisch. „Ich verkaufe keine Früchte, ich verkaufe nur die Samen!“
Diese Geschichte habe ich in dieser oder ähnlichen Art auf unterschiedlichsten Webseiten, Postkarten, etc. gefunden. Diese Geschichte drückt aus wie es mit der Achtsamkeit ist. Achtsamkeit ist der Prozess und das Werkzeug, aus den Samen die Frucht zu gewinnen. Es gibt keine Abkürzung, aber der Samen trägt schon die Frucht in sich. Nach dem Aussähen des Samen sieht man lange nichts. Und wenn man endlich einen kleinen Keimling sieht, hat der noch keine Ähnlichkeit mit der Frucht. Man muss Vertrauen in den Prozess haben.
Warum glaube ich ist es sinnvoll sich mit Achtsamkeit im Projektmanagement zu beschäftigen? Achtsamkeit ist doch nur so ein neuer Trend der auch wieder verschwindet. Esoteriker können sich damit ja gerne beschäftigen, ich habe dafür aber keine Zeit. Ich muss mich auf meine Projektarbeit konzentrieren und das ist ja Achtsamkeit genug. So könnte man antworten.
Ich persönlich kann aber sagen, dass ich mich mit dem Thema seit 2 Jahren intensiv beschäftige und seit ca. einem Jahr regelmäßig Achtsamkeitsübungen in meinen Alltag integriere. Das Thema Achtsamkeit (häufig auch Mindfulness) hat mich als logische Konsequenz auf meiner Suche nach einem glücklichen, erfolgreichen und erfüllten Leben gefunden. Je mehr ich nämlich die Begriffe Glück, Erfolg und Erfüllung versucht habe für mich zu definieren, desto mehr ist mir aufgegangen, dass meine ursprünglichen Vorstellungen davon von außen bestimmt und geprägt war. Mit Achtsamkeit komme ich mehr zu mir selbst und kann unterscheiden was kommt von mir und was nicht.
Bevor ich aber zu sehr in meine Geschichte eintauche, möchte ich erstmal erklären, was ich unter Mindfulness verstehe. Für mich ist Jon Kabat-Zinn, seine Forschungen und sein MBSR (Mindfulness Based Stress Reduction) Programm eine wegweisende Gestalt auf meinem Weg, daher ziehe ich seine Definition von Mindfulness heran. Er sagt: „Paying attention in a particular way, on purpose, in the present moment, non-judgementally”. Es geht also um nicht mehr oder weniger darum „im Jetzt“ zu sein und den Moment nicht zu beurteilen.
Gerade Jon Kabat-Zinn und nach ihm viele weitere Studien haben die positiven Effekte auf Individuen bewiesen, bei Krankheiten und aber auch bei der Prophylaxe von Krankheiten. Achtsamkeit wird zunehmend auch als leistungsstarkes Element für unterschiedlichste Bereiche des Lebens erkannt.
Es geht also nicht um die Erleuchtung oder andere intensive Erlebnisse (außerkörperliche Erfahrungen, Lichtspiele, etc.) sondern um die Integration in unseren Alltag, in unser Leben. Das klingt tröge und dazu dauert es auch noch lange, sehr lange. Aber aus meiner Sicht ist es der Schlüssel zu einem intensiveren Leben. Und mithilfe diesen Schlüssels möchte ich Projektmanagern und Projektteams helfen, Projekte erfolgreicher und entspannter durchzuführen.
Dieser Schlüssel ist zwar nicht sofort einsetzbar, aber es geht um den Samen zu sähen, das Feld zu bestellen und dann zu Ernten. Mehr Authentizität, weniger Wutgefühl, mehr Mitgefühl.
Aber es gibt auch kurzfristigen Mehrwert, wer in hektischen Projekten auch kurze Momente der mentalen Erholung für sich schaffen kann, der ist glücklicher und vermutlich auch dem Projekterfolg einen Schritt näher.
Die Redensart “Aller Anfang ist schwer”, gilt auch für den Start eines UC Implementierungsprojektes. Häufig ist noch unklar, was genau an Funktionalität benötigt wird, was sind die Kosten und wie lange dauert eine Implementierung schlussendlich dann. Man dreht sich im Kreis, solange man die Anforderungen nicht kennt sind auch die Dauer und Kosten unbekannt. Liegen diese Faktoren im Dunkeln kann ein Projekt häufig nicht gestartet werden. Daher sollte man diese Projekte aus meiner Erfahrung in zwei Projekte oder zumindest in zwei zeitlich getrennte Phasen eines Projektes aufteilen:
Das erste Projekt (die erste Phase) beinhaltet neben der Ist- und Anforderungserhebung, den Entwurf einer Zielarchitektur und die Planung der Transition. Häufig sind die genauen Möglichkeiten neuer Kommunikationsplattformen bei den späteren Nutzern unbekannt und müssen daher erst erläutert und möglichst auch im Rahmen eines Proof-of-Concepts (PoC) demonstriert werden. Um die Möglichkeiten auf Basis der bereits genutzten Infrastrukturen und Lösungen abschätzen zu können, sollte eine Ist-Analyse Teil der ersten Phase sein. Nur auf Basis der Ergebnisse dieser beiden Komponenten, Anforderungserhebung und Ist-Analyse, kann für die spätere Umsetzung der Aufwand und die damit verbundenen Kosten abgeschätzt und geplant werden.
Das Vorprojekt erstellt also eine Planung entsprechend dem 2. Weg von Stephen R. Coveys Buch ‘Die 7 Wege zur Effektivität’; “Am Anfang schon das Ende im Sinn haben”. Die Qualität der Ergebnisse aus diesem Vorprojekt beeinflussen direkt das Maß der Planungssicherheit für das eigentliche Umsetzungsprojekt.
Zwischen den beiden Projekten (Phasen) steht die Freigabe der Planung für die Umsetzung (Implementierungsphase) durch ein autorisiertes Steuerungsgremium als Meilenstein. Es können unterschiedliche Optionen mit Empfehlungen, basierend auf anerkannten und transparenten Bewertungskriterien, dem Gremium zur Entscheidung vorgelegt werden. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass das Gremium die Entscheidung auch im Laufe der Umsetzung vertritt und sich alle Stakeholdergruppen repräsentiert fühlen. Da die Einführung neuer Kommunikationstechnologien ein Veränderungsprojekt darstellt, muss auch ein entsprechender Rückhalt beim Management und bei den Betroffenen selbst sichergestellt werden. Die Entscheidungen über die Optionen haben direkte Auswirkungen auf die drei Dimensionen des magischen Dreiecks der zweiten Phase; die Kosten, die Zeit und die Leistung (Inhalt, Qualität).
Das sich anschließende Umsetzungsprojekt basiert auf den Planungen und Entscheidungen des Vorprojektes. Dies kann gegebenenfalls schrittweise über definierte Implementierungsstadien erfolgen. In der Regel ändert sich dann der Schwerpunkt des Projektes von der Planung hin zur Umsetzung. Dies ist häufig auch mit der Änderung der Projektorganisation verbunden. Es sollte aber darauf geachtet werden, dass Wissensträger aus dem Vorprojekt weiter für die Umsetzung zur Verfügung stehen.
Der zweite Teil kann in eine Umsetzung mit anschließender Optimierung aufgeteilt werden. Dies ist unter Umständen sinnvoll, wenn die Umsetzung an einen festen Termin gebunden ist (z.B. wegen eines Umzuges, etc.). Dadurch kann die Implementierung zeitlich entzerrt werden. Die Abnahme der Umsetzung, gegebenenfalls auch der Zwischenschritte, stellt einen klassischen Projektmeilenstein dar. Wer diese Abnahme durchführt, wird schon im Vorprojekt definiert. Die Optimierungsphase kann selbst aus mehreren rekursiven aufeinanderfolgende Optimierungsphasen bestehen, so können sukzessiv neue Funktionalitäten implementiert werden und die Benutzerrückmeldungen in die Priorisierung des weiteren Verlaufs mit einfließen.
Im ersten Teil der Serie ging es schwerpunktmäßig um die Projektorganisation für eine erfolgreiche Projektdurchführung. In diesem zweiten Teil stehen die inhaltlichen Themen bei Unified Communications Implementierungsprojekten in Unternehmen im Vordergrund.
Themenschwerpunkte
Schauen wir uns also die inhaltlichen Themen eines UC Implementierungsprojektes etwas genauer an, was muss in einem solchen Projekt alles berücksichtigt werden? Da es sich um eine große Anzahl von Themen handelt, hat es sich bewährt diese horizontal in drei Bereiche einzuteilen. Nämlich in Themen, die die Plattform, also die Basis, von UC Lösungen betreffen, in Themen die die Lösungen selbst betreffen und in den organisatorischen und prozessualen Bereich. Alle drei Bereiche müssen für eine erfolgreiche UC Implementierung betrachtet werden und umfassen technische, gesetzliche, finanzielle und kulturelle Aspekte. Diese vier Bereiche können als vertikale Einteilung der Themen verwendet werden, so dass die Darstellung eine Matrix ergibt. Damit erhalten wir eine recht vollständige Themenlandkarte für UC Implementierungsprojekte.
Auf die einzelnen Punkte, die die eigentlichen Stolpersteine, bzw. zu berücksichtigen Themen, darstellen, wird nun im Detail genauer eingegangen. Da die einzelnen Themen nicht 1:1 nur einem horizontalen Bereich zugeordnet werden können, sie betreffen meist mehrere Bereiche, wird die Aufzählung der Themen anhand der horizontalen Einteilung dargestellt. Bei allen dargestellten Themen geht es zum einen um die Berücksichtigung bei einer Bestandsaufnahme im Rahmen der IST-Analyse und zum anderen auch um die strategische Ausrichtung des Unternehmens für die Zukunft.
Technische Themen
Fangen wir mit den technischen Punkten an:
Finanzielle Themen
Der nächste Bereich sind die finanziellen Aspekte der Kommunikation, dabei sind die eigentlichen Projektkosten weniger im Fokus, sollten aber natürlich immer mitbetrachtet werden:
Juristische Themen
Im nächsten Bereich stehen juristische und Compliance Themen im Vordergrund die ebenfalls berücksichtigt werden müssen:
Organisatorische und Firmenkulturelle Themen
Und im letzten Bereich stehen organisatorische und firmenkulturelle Aspekte im Vordergrund:
Zusammenfassung
Man sieht hier handelt es sich um komplexe Themenbereiche, die aufeinander abgestimmt werden müssen. Wenn Sie allerdings alle diese Themen in Ihrem Projekt berücksichtigen, steht einer erfolgreichen bedarfsgerechten Implementierung nichts mehr im Weg.
Abschließend sollen noch einmal die 5 wichtigsten Punkte für den Projekterfolg zusammenfassend dargestellt werden. Diese Punkte basieren auf meiner Projekterfahrung bei UC Implementierungen in unterschiedlichen Branchen und Firmengrößen.
Dieser Artikel mit seinen zwei Teilen hat dargestellt, welche Themen es für die erfolgreiche Projektdurchführung bei UC Implementierungen in Unternehmen zu betrachten gilt.
Heute möchte ich von meinen Erfahrungen bei Unified Communications Implementierungsprojekten in Unternehmen berichten. Und zwar soll der Fokus im ersten Teil auf der Organisation des Projektes selbst und im zweiten Teil auf den relevanten inhaltlichen Themengebieten liegen. Sollten Sie vor der Einführung einer UC Lösung stehen, hoffe ich, dass es Ihnen leichter fällt anhand der dargestellten Inhalte eine für Unternehmen und ihre Anwender bedarfsgerechte und strategische UC Lösung zu realisieren.
Benötigte Kompetenzen
Für die erfolgreiche Durchführung von UC Projekten benötigt man Know-how aus zwei grundsätzlich unterschiedlichen Bereichen, nämlich der Managementmethodik und der Technologie. Außerdem ist es hilfreich Projektmitarbeiter zu haben, die als Schnittstelle zwischen technischen Spezialisten für die Implementierung und den Anforderungen der Fachabteilungen vermitteln können.
Ohne auf Details von benötigter technischer Expertise einzugehen, gilt es natürlich grundsätzlich Spezialisten für die zu implementierenden Technologien und Produkte an Bord zu haben. UC Lösungen basieren auf IT Technologien, die insbesondere Know-how aus den Bereichen Netzwerk und Sicherheit verlangen, aber auch Wissen aus der klassischen Telefonie ist notwendig. Sollen Anwendungen integriert werden, sind auch Spezialisten auf diesem Gebiet gefragt.
Auf der anderen Seite ist es für die Durchführung von Bedarfsanalysen, gemeinsam mit den Fachabteilungen, notwendig deren Sprache zu sprechen. Das bedeutet deren täglichen Aufgaben zu verstehen und bewerten zu können. Nur so ist man in der Lage deren Anforderung richtig zu verstehen, Geschäftsprozesse zu optimieren und gemeinsam eine passgenaue Lösung zu entwickeln. Häufig wird ein zu starker Fokus auf die technischen Komponenten der Lösungen gelegt.
Des Weiteren ist die Begleitung des kompletten Projektes durch das Team vom Setup bis hin zum Projektabschluss wichtig, so kann gewährleistet werden, dass auch der am Anfang definierte Bedarf technologisch passgenau umgesetzt und die Anwender entsprechend trainiert werden.
Gemeinsame Erwartungen
Am Anfang eines jeden Projektes ist es wichtig eine gemeinsame Basis für die Erwartungen an das Projektziel zu schaffen. Am wichtigsten ist die Erwartungen der Stakeholder an UC vorab zu klären, wie definieren sie UC? Technologisch sind die Lösungen nichts Neues, es werden bestehende und teilweise auch für das Unternehmen neue Kommunikationskanäle zu einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt. Bestehende Kanäle könnten z.B. Telefon und E-Mail sein, ein neuer Kanal vielleicht die Videokonferenz. Neben der Zusammenführung der Nutzung, sollte sich auch die gemeinsame Systemverwaltung der Kommunikationskanäle als Projektziel wiederfinden.
Eine weitere Erwartung ist häufig die Unabhängigkeit bei der Auswahl von genutzten Endgeräten, insbesondere mobile Geräte können hier erwähnt werden. Außerdem steht die Integration der Unternehmensanwendungen als weiterer Punkt regelmäßig im Fokus solcher Projekte.
Warum macht man aber das Ganze?
Welchen Vorteil erhoffen sich Unternehmen durch die Nutzung von UC Lösungen? Ein wichtiger Grund ist sicher, dass diese Kommunikationslösungen bereits Einzug in unser Leben gefunden haben. Sie sind im privaten Umfeld für viele, vor allem junge Menschen, nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken.
Zum anderen versprechen diese Lösungen einen Gewinn an Zeit, Flexibilität und Transparenz, Ein Großteil dieser zeitlichen Faktoren soll aus dem Automatisierungsgrad entstehen, das bedeutet eine Reduzierung von Leerlaufzeiten, also Zeiten in denen jemand auf den anderen wartet. Und genau das fordern Kunden heute von Unternehmen in deren Kommunikationsverhalten, nämlich eine Ad-hoc-Unterstützung und kompetente Auskunft. Ob die Lösungen diese Erwartungen erfüllen können, hängt sehr stark von einer passgenauen Integration in die Geschäftsabläufe ab.
Durch die Technologie und die integrierte Nutzung verschiedener Kanäle können auch neue oder zumindest die Anpassungen von bestehenden Geschäftsmodellen umgesetzt werden. Das könnte z.B. die Erschließung neuer Märkte für die Unternehmen sein, die vorher aufgrund von fehlender Effizienz nicht kostendeckend erfolgen konnte. Das ist mit der Erschließung von Ölvorkommen zu vergleichen, die mit alten Technologien nicht gewinnbringend gefördert werden konnten. Mit der Entwicklung neuer Fördermethoden, können diese Reserven nun aber wirtschaftlich erfolgreich erschlossen werden.
Projektartige Einführung
Wie alle technischen Implementierungsprojekte wird die Einführung von UC in Unternehmen projektartig erfolgen. Im Projektmanagement gibt es grundsätzlich vier Faktoren an denen sich der Erfolg eines Projektes messen lässt:
Um diesen letzten Punkt, die Qualität, messen zu können, muss man laut PM Handbuch die Projektziele entsprechend messbar definieren. Für UC Projekte gibt es vier Bereiche in denen Qualitätsziele messbar definiert werden sollten. Die genauen Definitionen unterscheiden sich allerdings je Unternehmen und Situation, aber sie sollten sich in die Bereiche
einteilen lassen. Welche Aspekte sollten bei der Definition dieser Projektziele also genau beachtet werden?
Im Bereich der Menschen wird die Zielsetzung verfolgt, die Zufriedenheit bei Kunden, Partner und Mitarbeitern zu verbessern. Dies geschieht dadurch dass man zum einen den anderen, bzw. das benötigte Wissen, besser und zuverlässiger erreicht, aber selbst auch seine eigene Erreichbarkeit besser steuern kann.
Im Bereich des Kosten/Nutzen Aspekt, steht die Schaffung und Optimierung der Kommunikationskostentransparenz im Vordergrund. Dabei müssen die jeweiligen Use Cases berücksichtigt werden. Use Case bedeutet in diesem Zusammenhang, mit welchem Gerät kann und soll der Mitarbeiter von wo mit wem zusammen arbeiten können.
Im Bereich des Kontextes, wird die Effizienzsteigerung durch Vermeidung von Kommunikationsbrüchen fokussiert, es ist egal mit was der Mitarbeiter gerade beschäftigt ist, er kann direkt aus seinem Arbeitskontext heraus die Informationen erhalten die er für seine Arbeit in diesem Moment benötigt.
Bezüglich des zeitlichen Aspektes muss der Kommunikationspartner mit dem benötigten Wissen immer dann erreichbar sein, wenn dieses benötigt wird. Und das unter der Berücksichtigung dessen Worklife Balance. Wenn wir nämlich die technisch mögliche ständige Erreichbarkeit nicht organisatorisch und prozessual einschränken, kann es passieren, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Dauer gesundheitlich schädigen. Das gilt es natürlich zu vermeiden.
Im ersten Teil ging es schwerpunktmäßig um die Projektorganisation für UC Implementierungsprojekte, im zweiten Teil des Artikels geht es um die konkreten Inhalte, die es für eine erfolgreiche Projektdurchführung zu beachten gilt.
Ich werde immer wieder von Kunden zu Beginn von UC Implementierungsprojekten mit ähnlichen Fragen konfrontiert. Eine Auswahl der wichtigsten möchte ich an dieser Stelle beantworten, da ich glaube dass diese in ähnlicher Form für alle Projekte eine Rolle spielen. Im Detail sind die Antworten von der jeweils speziellen Kundensituation zu konkretisieren:
Die Ist- und Bedarfsanalyse sind zeitlich und organisatorisch sehr aufwendig durchzuführen, kann hier gerade vor dem Hintergrund einer schnellen Realisierung nicht Aufwand eingespart werden?
ie Analyse Phase ist wie so häufig die wichtigste Projektphase und sollte unter keinen Umständen unzureichend dimensioniert werden. Für UC Projekte gilt, dass die Nutzerakzeptanz und der Mehrwert nur dann gewährleistet werden, wenn auch der konkrete Bedarf des Unternehmens mit der Lösung abgedeckt werden kann. Nachträgliche Anpassungen und Änderungen verteuern die Lösung und deren Implementierung um ein Mehrfaches der Einsparungen in der Analyse Phase. Dies ist für UC Projekte noch wichtiger als Implementierungsprojekte anderer Produkte, aufgrund der langjährigen Erfahrung der Mitarbeiter mit der Telefonie und der daraus resultierenden klaren Erwartungshaltung an einer zukünftigen Lösung. Des Weiteren haben UC Lösungen als Infrastrukturdienst in der Regel Schnittstellen zu allen möglichen anderen Diensten und Applikationen im Unternehmen und deren Kompatibilität und Zusammenspiel müssen jeweils detailliert geklärt werden.
Warum sollte eine Testinstallation/Proof of Concept vor einer Entscheidung/Ausschreibung mit mehreren Produktanbietern durchgeführt werden?
Mehr als bei anderen Lösungen unterscheiden sich bei UC Produkten die Funktionen und deren Anwendung. Insbesondere da die Hersteller ihre Wurzeln entweder in der Telefonie, Netzwerk oder Software Entwicklung haben. Nur wenn vor der Produktentscheidung die Produkte im Detail und nahe am Produktivbetrieb getestet wurden, ist man in der Lage genaue Spezifikationen und Anforderungen an das Produkt und gegebenenfalls Service Provider zu kommunizieren. Die Wahrscheinlichkeit für unterschiedliche Interpretationen der Anforderungen und deren Diskussion reduziert sich dadurch auf ein akzeptables Minimum (Diskussionen gibt es ja immer ;-))
Der Mehrwert einer UC Lösung liegt doch in der Integration der Telefonie. Damit bin ich bei den langfristigen Verträgen mit TK Anbieter auf die Lösung festgelegt?
Neben der reinen Telefonie muss auch die Integration der Lösung in die Applikationslandschaft mit betrachtet werden, hier unterscheiden sich die Produkte signifikant. Wenn zusätzlich noch intern (oder beim Service Provider) Know-how des aktuellen TK Anbieters und vielleicht entsprechende Netzwerkinfrastruktur vorhanden sind, müssen andere Lösungen tatsächlich einen signifikanten Mehrwert mitbringen. Möglich ist aber auch eine “best of breed” Lösung, also eine Kombination aus mehreren Anbieter, allerdings müssen hier die Schnittstellen genau definiert und aus Betriebssicht sichergestellt werden.
Welche Rolle wird die Angebote von SIP Trunk Provider in Zukunft spielen?
SIP Trunking wird den traditionelle PMX Anschluss mittelfristig ablösen. Allerdings müssen Themen wie Sicherheit (Thema Session Border Controller) beachtet werden. Dazu müssen sich klare Industriestandards etablieren und die Anbieter müssen gangbare Migrationsszenarien bereitstellen. SIP Trunking innerhalb der Unternehmensnetze haben heute schon einen großen Stellenwert und dieser wird sich auch auf die Kommunikation zwischen Unternehmen ausweiten.
Anwender sind bei der Nutzung von UC Lösungen häufig überfordert, dagegen erfreuen sich die Lösungen für mobile Geräte hoher Akzeptanz. Hinzukommt, dass die Nutzung von Smartphone und Tablets häufig ein Statusgewinn für die Mitarbeiter ist. Wie kann man Mitarbeiter zur Nutzung von UC Lösungen motivieren?
Das ist ein mittlerweile klassischer Kritikpunkt an UC Lösungen, allerdings holen Anbieter auf. Insbesondere mit ihren neuen Versionen können die größeren Hersteller integrierter UC Lösungen mittlerweile mit Unterstützung von allen gängigen mobilen Geräten (Präsenz, IM, Web Konferenzen, Telefonie) anbieten und die UI ist über alle Plattformen ähnlich. Dieser Trend setzt sich bei allen Anbietern integrierter UC Lösungen durch, so dass bei den meisten Lösungen in den jeweils aktuellen Versionen dieser Kritikpunkt aus meiner Sicht nicht mehr zum Tragen kommt. Außerdem vor dem Hintergrund der Harmonisierung und Kostentransparenz, sollte man auf Unternehmensebene Einzellösungen (Silos) für Gerätetypen vermeiden. Technologien wie HTML 5 unterstützen diesen Trend, allerdings können mit solchen Lösungen die besonderen Funktionen von mobilen Geräten nur eingeschränkt genutzt werden.
Wie können Systeme von Kunden und Partner integriert werden, die Lösungen anderer Hersteller einsetzen?
Es gibt Möglichkeiten über XMPP den Präsenz Status und IM Nachrichten auszutauschen. Verschiedene Telefonie Systeme können über SIP Trunking verbunden werden, allerdings sind in der Regel Gateways für das Transcoding notwendig, das Gleiche gilt für Videokonferenzen. Für Videokonferenz Systeme gibt es analog zu Audio Systemen immer bessere Integrationsmöglichkeiten, durch die Annäherung verschiedener Hersteller bei der Standardisierung der verwendeten Codecs.
Wie geht man mit Vorbehalten des Betriebs-/Personalrates am besten um?
Es gibt von verschiedenen Hersteller Vorlagen für Betriebsvereinbarungen die bereits erfolgreich umgesetzt wurden. Die Übermittlung von Präsenzinformationen kann zum Beispiel auf freiwilliger Basis erfolgen. Generell gilt bei UC Projekten Betriebs-/Personalrat möglichst früh in die Projekte zu integrieren, um ihnen die Vorteile der Lösungen für die Mitarbeiter besser zeigen zu können und bei einzelnen Funktionen die vom Betriebs-/Personalrat in ihrer Umsetzung moniert werden, noch Anpassungen vorzunehmen.
Wie entwickelt sich das Thema Video, wird die Web Konferenz Videokonferenz Systeme verdrängen?
Es wird mittelfristig beides weiter existieren, die Systeme werden allerdings zusammenwachsen, so dass die Clients sich gegenseitig integrieren lassen. Gerade Telepresence wird für internationale (Vor-) Verhandlungen weiter bestehen bleiben, weil dort das gemeinsame Sitzen in Konferenzräumen täuschend echt simuliert werden kann. Web Konferenzsysteme werden als Ergänzung zum punktuellen Hinzufügen von “Spezialisten” in die Telepresence Sitzungen verwendet.
